Recientemente estamos colaborando con Up!Business, un nuevo proyecto para ayudar y acompañar a las empresas a mejorar y a crear su hoja de ruta y su futuro. Gracias a ellos hemos descubierto una herramienta magnífica: Teambox.
Se trata de una magnífica plataforma de colaboración en línea. Gracias a ella, sólo tenemos que crearnos una cuenta, crear una organización o varias, y empezar a crear proyectos de colaboración añadiendo a los participantes. Aparte, también dispone de un potente plug-in para Outlook que permite crear tareas con sólo mandar un email: ¡la productividad al poder!
También dispone de una gran ventaja: puede integrarse con diferentes servicios como Dropbox, Google Drive o Google Calendar.
Definir acuerdos iniciales
Cuando trabajamos con una herramienta como Teambox, conviene tener en cuenta que se trata de una comunicación asíncrona. Por ello, el gran olvidado en este entorno suele ser un pequeño documento de acuerdos iniciales de colaboración. Dicho documento debería consensuar con el equipo cuestiones como:
- La frecuencia de conexión y de respuesta de mensajes (habitualmente un máximo de 2 días).
- Ausencias y abandonos: cómo comunicarlos y qué procedimiento seguir.
- Actitud: para evitar malos entendidos y generar mejor ambiente de trabajo.
- Toma de decisiones: la forma de llevar a cabo una decisión (por mayoría o jerárquicamente).
- Comunicación: la forma habitual y urgente, incluyendo posibles momentos síncronos.
- Planificación: quién hace qué y cuándo debe quedar claro en cada tarea.
Si consensuamos este pequeño documento, nuestro entorno virtual de trabajo será más eficiente.
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